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ワークフロー図

問い合わせを、受信から対応ログまで一つの流れにします

メールやフォームの入口を増やしても、対応漏れが起きないように、受信内容を先に整理し、人が確認してから返信・担当振り分けへ進む運用図です。

問い合わせ整理・業務支援フロー

スマートフォンでは左右にスワイプして確認

1

問い合わせを集約

Gmail、フォーム、LINEなどの入口を受付ログにまとめます。

2

要約・分類

依頼内容、緊急度、不足情報、対応種別を先に整理します。

人の確認ポイント 3

返信方針を確認

例外・クレーム・高額見積は必ず人が判断します。

4

返信下書きを作成

テンプレートと文脈を合わせ、送信前に確認できる形で残します。

5

担当者へ振り分け

相談種別、顧客属性、対応期限に応じて通知します。

6

対応ログを保存

判断理由、返信案、担当者、ステータスを後から追える状態にします。

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例外ルール

クレーム、契約、個人情報、判断不能は送信せず確認へ戻します。

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再確認

分類ミスや不足情報があれば、問い合わせ単位で安全にやり直せます。

◎

状態管理

未確認、下書き済み、返信済み、担当者対応中を一覧で見える化します。

設計の要点：要約・分類・下書きは支援ツール側で整え、送信判断・例外対応・最終責任は人が確認できる運用に残します。

費用目安

費用の目安

5万〜15万円

税別・初回制作の目安

問い合わせの分類、要約、返信下書き、担当者通知など、既存のGmailやフォームを活かして始める費用感です。 要件が固まっていない段階でも、最初は対象範囲を絞って見積もります。

入口整理Gmail、フォーム、LINEを対象化
下書き支援返信テンプレートと要約ルールを設計
運用定着対応ログと例外ルールを残す

問い合わせ対応・業務支援の小さな自動化

問い合わせ整理・業務支援

問い合わせが増えるほど、見落とし、返信遅れ、担当者の判断ばらつきが起きやすくなります。Ezlizeでは、受信後の分類、要約、返信下書き、担当振り分け、対応ログを一つの流れにして、今ある運用を壊さずに対応品質を安定させます。

Gmail / GoogleフォームGoogleスプレッドシートLINE / Slack通知返信下書き資料要約 / タスク化
問い合わせ対応を相談する対応範囲を見る

まずは小さくでOK。 まずは1つの問い合わせ種別、1つの返信テンプレートから始められます。

運用で守ること

返信前に人が確認できる流れ

任せる範囲は要約・分類・下書きまで。送信判断や例外対応は人が確認できる形にします。

一次分類返信下書き担当振り分け対応ログ

対象

こんな問い合わせ対応を整えます

メール、フォーム、LINE、資料請求など、入口が複数ある業務を対象に、対応漏れと判断のばらつきを減らします。

メール問い合わせGmailの受信内容を要約し、種別ごとに返信下書きと対応期限を作ります。
フォーム受付GoogleフォームやTypeformの内容を分類し、担当者通知と管理表への記録を行います。
資料請求・予約調整必要情報の不足確認、返信下書き、次アクションのメモ化までつなげます。

価値

自動化に任せきりにせず、対応前の整理を速くする

問い合わせ対応で重要なのは、早く返すことだけではありません。内容を正しく読み分け、誰が対応するかを決め、返信前に確認できる状態を作ることです。

設計範囲

設計に含めるもの

業務設計

  • 問い合わせ種別・優先度・担当条件の整理
  • 返信前確認フローと例外対応ルール
  • 対応ステータス、期限、履歴の管理
  • 資料請求・見積依頼・予約相談の分岐設計

実装・連携

  • Gmail / Googleフォーム / LINE の受付整理
  • スプレッドシートへの対応ログ保存
  • Slack / LINE への担当者通知
  • 要約・返信下書きプロンプトの設計

既存のツールや運用をできるだけ活かし、置き換えよりも「止まりやすい箇所を安全に補強する」進め方を優先します。

運用例

導入後の流れ

01

受信内容を自動で要約

長い問い合わせ文を要点、依頼内容、不足情報に分けます。

02

担当者へ通知

種別や顧客属性に応じて、担当者と対応期限を付けます。

03

返信下書きを確認

人が確認してから返信できる形で、文面候補を残します。

進め方

小さく始めて運用に乗せます

STEP 1

現状整理

今の作業、使っているツール、手戻りが起きる場面を確認します。

STEP 2

最小範囲の設計

最初に自動化する対象、残す手作業、確認ポイントを決めます。

STEP 3

実装・接続

既存ツールに合わせて、入力、通知、ログ、確認画面をつなぎます。

STEP 4

運用改善

実際の利用ログを見ながら、対象条件やチェック項目を調整します。

納品物

納品物の例

  • 問い合わせ分類ルール表
  • 返信下書きテンプレートとプロンプト定義
  • 担当振り分け・通知フロー
  • 対応ログ用スプレッドシート
  • 運用手順と例外対応メモ

要件が固まりきっていない段階でも、現状の作業メモ・使っているツール・困っている場面から整理できます。初回は対象範囲を絞り、運用しながら広げる形を推奨します。

よくある質問

問い合わせ整理・業務支援に関するご質問

原則として自動送信ではなく、返信下書きを作って人が確認する運用を推奨します。

はい。Gmailとスプレッドシートだけの小さな構成から始められます。

対象です。入口ごとに取得できる情報を整理し、同じ対応ログに集約する形で設計します。

相談

まずは問い合わせの入口を1つだけ整理しましょう

「返信が遅れる」「誰が見るか曖昧」「資料請求の後追いが漏れる」など、今止まりやすい場面を送ってください。

問い合わせ整理を相談する

相談時にこの3点があると早いです

  • 入口Gmail、フォーム、LINEなど
  • 困りごと返信遅れ、分類漏れ、担当不明など
  • 件数感1日・1週間あたりの問い合わせ数

まだ整理できていなくても問題ありません。箇条書きのメモだけでも、相談の入口として十分です。